Guía completa para entender todos los campos de Facturae – Persona física y jurídica, datos obligatorios, formatos correctos de NIF, fechas, importes y errores típicos.
Qué significan todos los campos de Facturae (uno a uno)
- Qué es persona física y persona jurídica
- Qué formatos usar (NIF, CIF, fechas, importes…)
- Qué datos son obligatorios para poder emitir una factura
Facturae no es difícil por complejo. Es difícil porque nadie te explica qué significa realmente cada campo, y tú solo ves casillas que parecen iguales, pero no lo son.
Qué es una persona física y una persona jurídica en Facturae
Esta distinción afecta a cómo rellenas todos los campos.
Persona física
- Un autónomo
- Un profesional liberal
- Un particular
Identificación
NIF (DNI) – NIE
Nombre – Apellidos (No razón social)
Persona jurídica
Es una entidad
- Empresa
- Sociedad
- Asociación
- Fundación
- Cooperativa
Identificación
CIF – Nombre – Razón social completa (no vale un nombre comercial) 👉 Si eliges mal este punto la factura puede validarse pero ser rechazada después o no coincidir con Hacienda.
QUÉ DATOS SON OBLIGATORIOS PARA PODER EMITIR UNA FACTURA
Sin estos datos Facturae no puede crear una factura válida, aunque te deje avanzar
Datos obligatorios del emisor (tú)
- Persona física o jurídica
- Nombre completo o razón social
- NIF / NIE / CIF
- Dirección fiscal
- Código postal
- Municipio y provincia
- País
- Tipo de residencia
Datos obligatorios del receptor (cliente)
- Nombre o razón social completos
- NIF / CIF
- Dirección fiscal completa
- País
- Tipo de residencia
Ademas si el receptor es una Administración
- Unidad tramitadora
- Oficina contable
- Órgano gestor
(Si falta uno, el envío falla)
Datos obligatorios de la factura
- Número de factura
- Fecha de emisión
- Concepto del servicio o producto (descripción)
- Cantidad
- Importe unitario
- Base imponible
- Tipo de IVA (si aplica)
- Cuota de IVA
- Total
FORMATOS CORRECTOS QUE DEBES USAR EN FACTURAE
(Aquí está el 50% de los errores “null”)
NIF / CIF / NIE
Sin espacios – Sin guiones. Todo en mayúsculas. ✅ Correcto: B12345678 ❌ Incorrecto: B-12.345.678
Fechas
Facturae trabaja con formato – DD/MM/AAAA – Ejemplo correcto: 14/03/2025. No acepta fechas en texto, formatos americanos o fechas incompletas.
Importes
Siempre con punto para decimales
✅ 1240.50
❌ 1.240,50 – Nunca símbolos de moneda dentro del campo numérico
Porcentajes (IVA, IRPF)
Se introducen como: 21, 10 o 7. No 0.21 ni 21%.
Códigos de moneda
EUR para euros y no € ni EURO
QUÉ SIGNIFICA CADA BLOQUE DE CAMPOS DE FACTURAE
BLOQUE 1 – Datos del EMISOR
Aquí estás diciendo: “Yo soy el responsable legal de esta factura”. 👉 Si aquí hay un error, toda la factura es legalmente débil.
- Tipo de persona (física o jurídica)
- Nombre / Razón social
- Identificación fiscal
- Dirección fiscal
BLOQUE 2 – Datos del RECEPTOR
“Esta es la persona o entidad que me debe pagar esta factura”. 👉 Estos tres códigos son obligatorios para que FACe acepte la factura.
- Tipo de persona
- Nombre / Razón social
- NIF / CIF
- Dirección fiscal
- Unidad tramitadora
- Oficina contable
- Órgano gestor
BLOQUE 3 – Identificación de la FACTURA
👉 Dos facturas no pueden tener el mismo número + serie. Debes introducir el siguiente numero de factura por el que va tu empresa…
- Número de factura
- Serie (si usas)
- Fecha de emisión
BLOQUE 4 – Concepto
“Qué estás cobrando exactamente”. Debe ser claro, concreto y comprensible por un funcionario.
Ejemplo incorrecto “Servicios prestados”. Ejemplo correcto “Servicio de mantenimiento informático del mes de marzo”
BLOQUE 5 – Base imponible
El precio del servicio o producto ANTES de impuestos. Aquí no entran ni IVA, ni IRPF.
BLOQUE 6 – IVA
Tipo de IVA – Cuota de IVA (Facturae no calcula por ti si introduces mal los formatos)
BLOQUE 7 – IRPF (si eres autónomo)
Se introduce como retención – Se resta del total (si aplica).
BLOQUE 8 – Total de la factura
Es el resultado final de: Base + IVA− IRPF (si aplica). Este total es el que
- Se firma
- Se envía
- Se paga
- Se audita
ERRORES TÍPICOS RELACIONADOS CON CAMPOS Y FORMATOS
Error “null”
- Factura no validada
- Factura rechazada sin explicación clara
- Totales descuadrados
- Receptor incorrecto aunque visualmente parezca bien
Causa
- Un formato mal escrito
- Un NIF con un espacio
- Un decimal con coma
- Un campo obligatorio vacío
Solución – Repasar los datos de la factura
OTROS CAMPOS
TIPO DE RESIDENCIA (Emisor y Receptor)
Este campo aparece tanto en Emisor como en Receptor y es obligatorio en muchos envíos a Administración. Indica dónde reside fiscalmente la persona o entidad.
Opciones habituales:
- Residente en España
- No residente en España
- Unión Europea
- Tercer país
Dejarlo sin seleccionar o seleccionar uno incorrecto “porque sí” te puede dejar incluso guardar la factura, para ser rechazada al enviar.
Si facturas en España → Residente en España. Si es una institución extranjera → No residente
CAMPO “IDENTIFICADOR” (en Emisor y Receptor)
Este campo NO es siempre obligatorio, pero cuando aparece se usa como código interno o identificador adicional del sistema, suele rellenarse automático. Si tienes qque rellenar debes seguir el orden, si ya has creado una factura con tus datos anteriormente hay que elegir el emisor en el desplegable, si es nuevo debes introducir los nuevos datos. Pero nunca debe llevar símbolos raros
“REGISTRO” y “CONTACTO” (solapas del Emisor y Receptor)
Estas pestañas no siempre son obligatorias, pero cuando facturas a organismos públicos. En Registro:
- Datos registrales de la empresa
- Tomo, folio, hoja, inscripción
Solo se rellenan si, te los exigen expresamente.
En Contacto
- Nombre de persona de contacto
- Teléfono
- Correo electrónico
Esto no afecta a la validez fiscal, pero sí ayuda a evitar rechazos por incidencias.
PESTAÑA FACe (Receptor – Administración)
Campos obligatorios
- Oficina Contable
- Órgano Gestor
- Unidad Tramitadora
Estos son códigos, no textos libres. Si falta uno → el envío será rechazado.
CAMPOS DEL BLOQUE “DETALLE DE FACTURA”
(Donde se introduce realmente lo que vas a cobrar)
ID (línea de concepto) – Es solo un número interno – 1,2, 3. Sirve para organizar conceptos y no afecta a los importes.
DESCRIPCIÓN – Define exactamente qué estás cobrando de forma clara, profesional, y entendible para un tercero. Evita “Servicios”, “Trabajo realizado”. Usa mejor “Servicio de mantenimiento web correspondiente a abril 2025”.
CANTIDAD – Número de unidades del servicio que has prestado/ vendido etc. No admite texto ni decimales mal formateados.
UNIDAD DE MEDIDA Ejemplos Unidad – Hora – Servicio – Mes. No afecta al cálculo, pero sí a la interpretación legal del concepto.
IMPORTE (€) – El precio por unidad antes de impuestos. Formato obligatorio: 100 o 99.50 y no: 99,50 o 100 €.
IMPORTE REPERCUTIDO (€) – El IVA de ese concepto. Facturae no siempre lo calcula solo. Si hay fallo aquí → totales mal.
IMPORTE RETENIDO (€) – IRPF (si aplica). Si eres autónomo y hay retención, este campo es obligatorio a nivel legal.
IMPORTE TOTAL (€) – Debe ser Importe + IVA − IRPF. Este valor debe coincidir con los totales inferiores, si no cuadra → error de validación.
BLOQUES ADICIONALES DE CONCEPTOS
En la parte inferior aparecen solapas que también afectan al total – Un solo campo mal aquí → la factura no cuadra aunque visualmente parezca correcta.
- Descuentos
- Suplidos
- Cargos
- Adjuntos
- Datos de pago
- Retención global
- Literales legales
Todos ellos afectan a:
- Importe bruto
- Base imponible
- Total factura
BLOQUE “TOTALES” (el cierre matemático de la factura)
Aquí Facturae ya no interpreta. Aquí exige que todo cuadre exactamente
- Importe bruto
- Descuentos
- Cargos
- Base imponible
- IVA repercutido
- IRPF retenido
- Suplidos
- Gastos financieros
- Total a ejecutar
Si un céntimo no cuadra, la validación puede fallar o el envío ser rechazado.
