Cómo rellenar una factura en Facturae paso a paso desde cero hasta enviarla a FACe
Guía completa para rellenar una factura en Facturae desde cero, guardar borrador, firmar, enviarla a FACe y entender los estados: emitida, enviada, recibida, rechazada y rectificativa.
Pasos en Facturae Elegir formato → Crear factura → Guardar borrador → Revisar → Firmar → Enviar a FACe → Comprobar estado.
Cuando respetas ese orden, todo encaja. Cuando lo rompes, aparecen los errores.
Estados de una factura en Facturae (BORRADOR, EMITIDA, ENVIADA, RECTIFICADA)
1. Paso cero – Elegir el formato de factura correcto
Al abrir Facturae, verás que el programa indica qué formatos soporta (3.2, 3.2.1, etc.). Cada versión es una “forma de hablar” con la Administración. Muchas Administraciones especifican en sus instrucciones qué formato aceptan. 👉 Si el organismo indica versión → usa esa versión. Si no dice nada y usas la versión estándar del programa → suele ser válida. Elegir bien el formato desde el principio evita rechazos “técnicos”e implica tener que rehacer la factura después.
2. Preparar la factura – Crear emisor, receptor y líneas de detalle
Aquí no me detengo en cada campo porque ya lo hemos visto. Solo asegúrate de que tus datos de emisor (tú) están completos y guardados. Crea o selecciona el receptor (cliente / administración). Si es administración ten ya los códigos DIR3 – Oficina Contable, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora. Rellena las líneas de detalle de la factura
- Descripción
- Cantidad
- Unidad de medida
- Importe unitario
Comprueba que los totales cuadran
- Importe bruto
- IVA
- IRPF (si aplica)
- Total factura
Cuando esto está razonablemente completo, entra en juego la herramienta más infravalorada de Facturae →
3. Guardar borrador → cuándo, cómo y por qué es tan importante
Qué es un borrador → Es una factura
- Con número y datos
- Guardada en tu equipo
- Pero sin firmar y sin enviar
- No existe todavía para la Administración. Existe solo para ti.
Cuándo conviene guardar como borrador
- Cuando todavía no tienes todos los datos del receptor.
- Cuando dudas de los códigos DIR3.
- Cuando quieres revisar con calma los importes.
- Cuando te falta algo para poder firmar (por ejemplo el certificado está en otro equipo).
Qué se puede cambiar en una factura en borrador
- Datos del emisor
- Datos del receptor
- Códigos DIR3
- Líneas de detalle
- Totales
- Fechas
- Literal legal
El borrador está “vivo” pero hasta que no firmas, no hay nada definitivo.
Errores típicos al guardar borrador
- Campos obligatorios en blanco
- Totales que no cuadran
- Formatos incorrectos (fechas, importes, NIF/CIF)
4. De borrador a emitida – Cuándo la factura “nace” de verdad
Facturea no tiene un botón que diga “Emitida”, pero el cambio de estado real ocurre cuando dejas de modificar y decides firmar.
Qué significa “factura emitida” – A nivel práctico
- El número de factura ya es definitivo.
- La fecha es la que vale legalmente.
- El contenido ya no debe cambiar.
- Tú asumes esa factura como presentada ante el cliente.
- En Facturae, emitida = firmada electrónicamente.
👉 Hasta que no firmas, estás en borrador. En el momento que firmas, la factura queda emitida.
Qué NO debes hacer una vez emitida
- No cambiar el número.
- No cambiar la fecha para “ajustar contabilidad”.
- No modificar importes o bases.
Si te has equivocado después de emitir, el camino correcto ya no es “editar”, es emitir una rectificativa (lo veremos ahora).
5. Firmar la factura – Puente entre emitida y enviable
Cuando pulsas “Firmar”, Facturae toma el contenido de la factura usa tu certificado digital con clave privada y genera un archivo XML firmado. A partir de ese momento la factura es electrónica y legalmente válida. Pasa de “borrador interno” a “documento emitido”.
Errores típicos al firmar
- Facturae no encuentra el certificado.
- Dice que no hay clave privada.
- Se queda bloqueado en la ventana de firma.
- Esto casi siempre tiene que ver con:
- Certificado mal instalado
- Java mal configurado
- Problemas de permisos del sistema
Pero si finalmente logras firmar, la factura ya está emitida aunque todavía no la hayas enviado.
6. De emitida a enviada: subir la factura a FACe
Una vez firmada, tienes dos opciones – Exportar el archivo XML y subirlo tú manualmente a FACe. Usar la conexión desde Facturae (cuando funciona) para enviarla directamente.
Qué significa “enviada” – La factura ha llegado al Punto General de Entrada (FACe). FACe la ha registrado y le ha asignado un número de registro. En este punto la administración ya la ve y tú puedes consultar su estado en el portal de FACe.
Errores al enviar
- Códigos DIR3 incorrectos o desactualizados.
- Certificado que no se acepta en la plataforma.
- XML con formato incompatible (versión de Facturae incorrecta).
Si hay conflicto técnico porque a veces Facturae no consigue “conectar” con FACe, aunque el XML firmado es válido, puedes subirlo manualmente a través de la web de FACe
Lo importante no es que Facturae se conecte perfecto, sino que FACe reciba un archivo válido y firmado.
7. Estados en FACe: registrada, aceptada, rechazada
Una vez enviada, FACe puede asignar varios estados.
- Registrada – la factura ha entrado en sistema.
- Aceptada – la administración la da por buena.
- Rechazada – hay un problema (datos, DIR3, importes, contrato, etc.).
Aquí ya no manda Facturae. Manda la administración. Si hay cualquier problema deberían contactar contigo o tu asesoría (importante en tus datos de contacto rellenar telefono).
“Es una factura recibida” – Qué significa ese check. En la interfaz de Facturae verás una opción tipo: “Es una factura recibida” Esto NO es para facturas que tú emites.
Es para: Registrar en tu sistema Facturae facturas que tú recibes de otros. Usarlo como contabilidad / archivo interno.
Si marcas esto al crear una factura que tú quieres enviar estás diciendo justamente lo contrario de lo que quieres. Esa factura no es para emitir, sino para registrar.
7. Factura rectificativa – Cuándo usarla y qué hace realmente
Si te equivocas una vez emitida y quizá hasta enviada, lo correcto no es “editar”. Lo correcto es rectificar. Una factura rectificativa
- Es una nueva factura.
- Tiene su propio número.
- Hace referencia a la factura original.
- Corrige importes, conceptos o datos.
Y puede
- Corregir solo una parte
- Anular completamente la anterior (rectificativa “total”)
Errores típicos con rectificativas
- No referenciar el número de factura original.
- Usarla como si fuera una factura nueva normal.
- Intentar borrar la original del sistema.
La contabilidad no debe borrar errores – los rectifica y los deja visibles.
8. Factura anulada: qué es (y qué no es)
En muchos contextos se habla de “anular” una factura. Pero en la práctica – facturación electrónica no se “borra” una factura emitida. Lo que se hace es emitir una rectificativa que la compense o sustituya. Ese es el sentido real de anulación, la original queda registrada y la rectificativa corrige su efecto económico.
El flujo completo
Crear factura → Rellenar emisor, receptor y conceptos.
Guardar borrador → Mientras hay dudas o faltan datos.
Revisar → Totales, formatos, DIR3, fechas.
Firmar → La factura pasa a emitida (ya es oficial).
Enviar a FACe → La Administración la recibe.
Consultar estados → Registrada, aceptada, rechazada.
Si hay error tras emitir → Rectificativa, no edición.
Cuando respetas esto, Facturae deja de ser un laberinto y se convierte en una línea recta – De tu teclado a la tesorería.
